Rivstart för nytt register

INFOTORG NEWS: Sveriges MotorCyklister (SMC) har gjort en resa med sitt register – från kaos till klarhet.

Kaos. Så beskriver Barbro Tägström situationen som rådde i medlemsregistret när hon 2008 tillträdde tjänsten som IT-ansvarig för intresseorganisationen Sveriges MotorCyklister. I glappet mellan hennes tillträde och föregångaren hade man låtit beställa en totalkörning av registret på drygt 150 000 personer, men utan att ta hänsyn till hur materialet sedan skulle användas i praktiken.

– Resultatet blev helt obegripligt! Det var fullt av konstiga koder och boxadresser som hamnade i undanskymda rutor, vilket gjorde att det såg ut som om vi inte hade några adresser till de medlemmarna.

Efter flera tappra försök att reda ut härvan skrotade SMC samarbetet med InfoTorg som levererat rådata. Istället övergick man till ett webbaserat system där medlemmarna uppmanades att själva kontakta SMC för att hålla registret uppdaterat.

På InfoTorg insåg man att systemet behövde utvecklas. Därför satte man igång ett genomgripande arbete med att ta reda på vad kunderna efterfrågade för att kunna möta behoven på ett smidigt sätt.

– Vår kontaktperson på InfoTorg höll regelbundet kontakten och jag sa att ”återkom när du har något som är mer lättarbetat”. Och 2010 hade hon det!

Den lösning som InfoTorg presenterade var fortfarande i utvecklingsstadiet och genom att djupintervjua Barbro Tägström om vad som var viktigt för henne kunde InfoTorgs systemutvecklare se till att behoven tillgodosågs redan på teststadiet. I november 2010 gjordes den första registeruppdateringen inför ett stort, viktigt utskick som SMC planerade i december. Resultatet blev över förväntan.

– Vid den första körningen upptäckte vi ett 30-tal poster med skyddad identitet som vi inte tidigare hade känt till. Nu fick vi möjlighet att kontakta de medlemmarna för att ta reda på hur de vill att vi hanterar deras utskick i framtiden, vilket de reagerade mycket positivt på.

Att ha kvalitet i sitt register är något Barbro Tägström brinner för. Hon menar att det är en fråga om att förtjäna medlemmarnas förtroende, de ska kunna känna tillit till att uppgifter hanteras på ett etiskt och korrekt sätt.

– Att vi får tag på uppgifter om att någon medlem avlidit innan vi gör ett utskick besparar både anhöriga och personal jobbiga och svåra samtal.

Ett uppdaterat register spar också reda pengar. Vid det senaste stora utskicket av inbetalningskort för medlemsavgifter kom inte lådor med returer tillbaka som det brukar.

– Jag räknade på kostnaden för tjänsten i förhållande till hur mycket arbetstid mina kollegor brukade spendera på att hantera alla returer – och ser man det så har vi redan räknat hem kostnaden.

TEXT: GABRIELLA SKÖLDENBERG
FOTO: JOACHIM SJÖSTRÖM

Läs hela InfoTorg News »